Autor: Ing. Věra Bugárová – zástupce ředitele Habitant solutions, s.r.o.
Aktuální k: 25.4.2017
Pro ty z vás, co doma skladujete hromady šanonů svého společenství (protože ze zkušenosti víme, že mnohá společenství nemají v domě prostory, kde by mohli doklady společenství uložit), se mohou hodit informace obsažené v následujícím článku. Vězte, že většinu dokladů společenství není nutné skladovat déle než 5 let.
Jak tedy všechna lejstra zredukovat na únosnou míru?
Problematiku úschovy účetních dokladů řeší zák. č. 563/1991 Sb., o účetnictví – konkrétně část šestá, § 31 a § 32. Dobrá zpráva je, že společenství vlastníků nejsou plátci DPH, netýkají se jich proto lhůty uvedené v zák. č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty. Pokud však společenství vyplácí odměny členům výboru nebo kontrolních orgánů, případně pokud zaměstnává nějaké jiné zaměstnance, je potřeba zohlednit lhůty pro uchovávání záznamů potřebných pro účely důchodového pojištění, které stanovuje zák. č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění.
Můžeme konstatovat, že mimo účetní závěrku, výroční zprávu o hospodaření, mzdových listů a evidenčních listů důchodového pojištění platí pro všechny ostatní účetní záznamy společenství, že je společenství musí uschovávat ve lhůtě 5 let od konce účetního období, kterého se týkají. Někteří doporučují přidat k této lhůtě 3 měsíce navíc, protože tvrdí, že je účetní období uzavřeno de facto až v okamžiku účetní závěrky a ta má být vyhotovena ve lhůtě do 3 měsíců od konce účetního období. Výslovně to však v zákoně takto uvedeno není.
Účetní závěrku a výroční zprávu o hospodaření má společenství povinnost uschovat ve lhůtě 10 let od konce účetního období, kterého se týkají.
Pokud odměny a mzdy vyplácené společenstvím nedosahují výše, ze které je povinnost odvádět sociální pojištění, pak se vás lhůty pro uschování záznamů potřebných pro účely důchodového pojištění netýkají. Pokud však z mezd svých zaměstnanců a odměn členů svých statutárních orgánů sociální pojištění odvádíte, pak je potřeba uschovávat záznamy, které výši pojistného prokazují (přinejmenším tedy mzdové listy a evidenční listy důchodového pojištění) ve lhůtě 30 let od konce období, kterého se týkají. Není od věci ponechat si v úschově také smlouvy se zaměstnanci.
Shrňme si vše do jednoduché tabulky:
| Dokument |
Lhůta pro uschování |
| Mzdové listy a evidenční listy důchodového pojištění |
30 let |
| Účetní závěrka a výroční zpráva o hospodaření |
10 let |
| Ostatní účetní záznamy |
5 let |
Samozřejmě, že po celou dobu fungování společenství je potřeba uschovávat také základní dokumenty o vzniku a statutu společenství a dokumenty, které jsou nezbytné pro plynulý chod společenství – především zakladatelské dokumenty, prohlášení vlastníka, stanovy, notářské zápisy, pasporty domu a jednotlivých bytových jednotek, usnesení shromáždění, zápisy z jednání výboru a kontrolní komise, záznamy o provedených revizích, platné smlouvy a další dokumenty, které jsou důležité pro plynulý chod společenství. Pokud jde o usnesení shromáždění společenství, sice víme, že dle § 1209 zák. č. 89/2012 Sb, občanského zákoníku, může vlastník, který s rozhodnutím nesouhlasí, navrhnout soudu, aby o dané záležitosti rozhodl, pouze ve lhůtě do 3 měsíců ode dne, kdy se o rozhodnutí dozvěděl nebo mohl dozvědět. Neznamená to však, že bychom po uplynutí této relativně krátké doby usnesení shromáždění mohli skartovat. Rozhodně je vhodné je uschovávat po celou dobu fungování společenství.
Ještě jedna situace, která je ve společenstvích vlastníků bohužel poměrně častá, pro vás bude podnětem pro prodloužení lhůty k uschování dokladů. Máte-li v domě dlužníky, archivujte doklady (v tomto případě i ty účetní) až do doby, kdy své dluhy vymůžete, případně do doby, kdy uplyne promlčecí doba.
Pokud jde o další dokumenty společenství – máme na mysli dokumenty vystavované vlastníkům z titulu správy domu, není v současné době v platnosti zákon, který by nařizoval dobu jejich úschovy. Přinejmenším je potřeba uschovat je po dobu, kdy lze dané dokumenty reklamovat – budete-li je uschovávat po stejnou dobu, jako ostatní účetní záznamy, tj. ve lhůtě 5 let, jde určitě o dobu dostačující.
